打ち合わせ記録テンプレート【無料Word】注文住宅の決定事項を残す

注文住宅の打ち合わせは、間取り・外壁の色・設備の仕様と、契約から着工までに何度も重ねます。決めたことを担当者のメモだけに残していると、着工後に「コンセントの位置はここで決めたはず」とお客様と話が食い違ったとき、確かめる手段がありません。

工務店のミカタの打ち合わせ記録テンプレートはWord形式で、決定したこと・金額の増減・宿題・次回の予定を書いて、お客様と担当者の双方が署名する欄を付けています。本記事では、各欄の書き方と、記録を残すタイミングを解説します。

打ち合わせ記録テンプレートの各欄に書くこと

欄	書くこと
工事名称・日時・回数・場所	何回目の打ち合わせか、どこで行ったか
出席者	お客様側と当社側の出席者
議題	その回で決める予定だったこと
決定したこと	項目、決定した内容、金額の増減
持ち帰り・宿題	内容、担当（お客様／当社）、期限
次回の打ち合わせ	日時と内容
ご確認	お客様と当社担当の署名・押印

注文住宅の打ち合わせ記録を残すタイミング

打ち合わせの最後にその場で読み合わせる

決定したことの欄を打ち合わせの最後に読み上げ、お客様に署名してもらいます。持ち帰って清書してから送ると、お客様が内容を確かめないまま次の回に進んでしまうことがあります。

その回の打ち合わせが契約から引き渡しまでのどの段階にあたるかをお客様と共有する書式は、家づくりの流れ図テンプレートで解説しています。

金額の増減を毎回書く

仕様の変更で金額が増えるときは、決定したことの行にその都度書いておきます。最後にまとめて変更見積もりを出すと、合計の大きさにお客様が驚き、仕様を戻す打ち合わせが増えます。

よくある質問

オンラインの打ち合わせではどう署名をもらいますか？

記録をPDFにしてメールで送り、内容に間違いがないことを返信してもらう方法があります。返信のメールを記録と一緒に保管してください。

何年保管すればよいですか？

引き渡したあとの補修や保証の相談でも打ち合わせの内容を確かめることがあるので、少なくとも保証期間のあいだは工事の書類と一緒に保管しておくと安心です。

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